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问题: HR如何做好员工的档案管理?
回答:

一、认识档案的重要性 1、档案是了解一名员工成长的基本手册 通过档案的建立,通过不断填充和完善档案的内容,可以了解员工的成长经历和成长过程,对员工的成长形成一个记录链条; 2、关键时刻的保单 有一些突发事件,需要查阅员工档案、劳动合同、以及紧急联系家人等等,就要对员工档案进行查阅,需要体现员工的具体信息和内容,档案的完善会成为关键时刻的保单; 3、档案内容的完善 员工个人档案,会根据各个单位的要求,具体内容一一不同,但大致可分为员工的个人人事信息、个人奖罚信息、个人相关证件复印件、个人劳动合同等方面,并且会随着时间的周期,不断的完善和调整档案袋的内容; 4、档案管理的硬件设施 单位需要准备一些硬件设施,必须要有单独的档案室,可以是一间也可以是多间,这个根据档案数量来敲定;配套的档案存放设施,例如档案柜或者收缩式档案柜;配有专门的电脑、复印机等相关联的电子设备匹配 ; 5、档案工作人员 设置专人专岗,档案工作是一项细致的、责任心要求较高的工作,对档案管理人员的要求也是相对较高,通过对档案的归类、编号等,能够更好的更细致的做好档案工作 ;档案工作大部分属属于幕后的,需要在工作中有较强的工作责任感和细心。 二、建立健全的建档流程 档案流程体系的建立,针对员工其实就是从员工的入职到离职的一个周期,从员工办理入职手续开始一直到员工办理离职手续,一个档案建立的完整周期才算结束。 那么我们大致分为三部分 1、入职阶段 填写入职手续(员工手册、人事信息卡、劳动合同、解除劳动关系证明、身份证复印件、毕业证复印件、技能证件复印件等)提供的信息和资料必须要真实,将这些信息核对无误后,进行编号存档 2、在职阶段 在职阶段是指员工入职后的这段时间,称之为在职阶段,这个时间段中,可能会存在一些奖罚、通报、荣誉证书、节能证书、薪酬调整审批表等这些资料也将会按照时间顺序存档 3、离职阶段 离职阶段设立存档的工作,需要从员工打离职申请开始,有意识的建立离职档案(离职申请表、离职资料、离职面谈表等等) 三、建立合理的档案制度 档案流程大体捋顺,流程和制度是相互依靠的,我们需要建立健全的制度,以制度和流程完成体系的健全档案制度所能涉及的几个点分别是:档案建立责任制、档案借阅、档案管理这几个点。 1、档案建立责任制: 依据企业来敲定,企业规模小,可能一个人员从头到尾全部接手就可以,但是如果企业规模较大,那么就需要将建档工作内容下发至各个部门中,由各部门来完成初步的档案建立,档案管理人员负责接收和监督工作,需要建立完善的时间节点和工作分配责权对等事宜。 2、档案借阅: 针对档案内容,建立档案借阅流程,从档案借阅开始一环一环的审批流程,在到最后档案归还,都需要建立档案的借阅流程,并且明确规定部分文件的借阅权限等。 3、档案管理制度: 需要涉及到人——档案管理者,管理人员的任职要求、岗位要求等; 设备——档案室设备,电脑柜、档案室防火设施等; 物料——档案室文件存放的具体要求以及保管年限、档案目录等等。

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